Videokonferanse/videomøte via Pexip

Delta i eller sette opp for videokonferanse/videomøte via Pexip

Videokonferanse i Beiarn kommune er et effektivt kommunikasjonsmiddel med god kvalitet på lyd og bilde.
Vi tilbyr moderne og fremtidsrettet videoløsning i nettleseren via 2meet og Pexip.
Denne veiledningen gjelder for møter som avholdes via Pexip, for møter som avholdes via 2meet vises til separat brukerveiledning.

 

Skal du delta i en videokonferanse?

Har du fått beskjed om å delta i en videokonferanse, men er usikker på hvordan du går fram?
Den som setter opp konferansen og sender innkalling, skal også oppgi framgangsmåte for å delta.
Har du ikke fått informasjonen, kontakter du den som har kalt inn til videokonferansen.
Husk at datamaskinen du bruker, enten må ha innebygget kamera, høyttaler og mikrofon, eller tilkoblet utstyr, f.eks webkamera og hodetelefoner med mikrofon.

For å komme i gang skriver du https://my.ndvideo.no/meet/80693703/ i adressefeltet.
Du kan bruke PC, nettbrett eller smarttelefon.
Vi anbefaler at du benytter nettleseren Google Chrome, eventuelt Safari hvis du har en Mac, iPhone eller iPad.
Koble på via Browser som alternativ og legg inn ditt deltagernavn.
Møtet skal nå være klart.

 

Anbefalt utstyr

 

Bærbar datamaskin:

De fleste bærbare datamaskiner har kamera og mikrofon som er bra nok til videomøter og -konferanser.
Vi anbefaler bruk av hodetelefoner.

 

Stasjonær datamaskin:

Skal du bruke en stasjonær PC, må du skaffe kamera og mikrofon, og også helst ha hodetelefoner.

 

Telefon:

De fleste telefoner er gode nok til videomøter. Det bør være trådløsnett etter 4G- dekning der du skal være når du gjennomfører møtet.
Bruk hodetelefoner, gjerne med mikrofon for å få best mulig opplevelse av møtedeltagelsen.

Før møtet du skal delta på må du laste ned app på din telefon.

APPER

Forklaring

for Android

for Apple

Pexip video-konferanse

App for deltagelse i videokonferanse

Pexip for Android

Pexip for Apple

Ur 9ny 3hbhvAAAAAElFTkSuQmCC

Søk opp appen Pexip på din telefon (app store for Iphone eller google play for Android telefon).
Ved oppstart av møtet åpner du appen, velger «join room as guest»,
legger inn ditt navn og telefonnummer 80 69 37 03.
Trykk «Join room og du er innlogget i møtet som deltager.

 

Skal du sette opp en videokonferanse?

Møte via Pexip er kun tilgjengelig via møterom i 2. etg på kommunehuset.
 

Møterom med kamera og høyttaler/mikrofon – møterom 2. etg kommunehuset:

Du bør alltid teste utstyret ditt før du starter eller kobler til et videomøte. Dette er spesielt viktig i et møterom med høykvalitetsutstyr.
Vi anbefaler derfor at du som møteleder setter opp det virtuellle møterommet 5 minutter før møtet starter.
Er du usikker på hvordan du bruker utstyret i rommet, kontakter du lokal IT eller servicetorget for en gjennomgang i god tid før møtet.

For at andre skal få tilgang til møterom må du sender innkalling via kalender/e-post i Outlook.
Her må du oppgi framgangsmåte for å delta på videokonferansen – se nedenfor.
Husk at du på normal måte booke møterommet via Outlook slik at du har reservert rommet for ditt møte.

Før møtet starter må du sette opp møtet via pad som står på møterommet.
Oppsettet for møtet er lagt inn som favoritt så du skal bare benytte forhåndsinnlagt informasjon som fremkommer.
Velg alternativ 
https://my.ndvideo.no/meet/80693703 under favoritter på pad’en som er virtuelt møterom satt opp via Pexip.

Følgende gjelder for videomøter via Pexip (kopier aktuell instruksjon for ditt møterom inn i invitasjonen som sendes på mail til møtedeltaker);

 

Møterom «2. etg» kommunehuset via Pexip:

Deltagelse via PC eller nettbrett;

Link til nettleser: https://my.ndvideo.no/meet/80693703/ (Anbefales Chrome)

Instruksjon til deltaker;

  • Skriv inn ditt navn som deltager. Koble på via Browser som alternativ og legg inn ditt deltagernavn.
    Trykk «Join now» og du er innlogget i møtet som deltager.

Deltagelse via App lastet ned på smart telefon;

Før møtet du skal delta på må du laste ned appen Pexip på din telefon (se icon for denne på side 2).
Ved oppstart av møtet åpner du appen, velger «join room as guest», legger inn ditt navn og telefonnummer 80 69 37 03.
Trykk «Join room og du er innlogget i møtet som deltager.

Retningslinje for bruk av hjemmekontor

Avtale om hjemmekontor


Beiarn kommune følger anbefalinger fra Helsedirektoratet om aktivt bruk av hjemmekontor. Dette vil bidra til å begrense smittespredningen i samfunnet. Koronasituasjonen utvikler seg raskt, og retningslinjene vil oppdateres i takt med dette. Hjemmekontor og fjernarbeid er en del av det ordinære arbeidsforholdet.

Kriterier for hjemmekontor

For å beskytte mot smitte er hovedregelen i Beiarn kommune at ansatte skal være på hjemmekontor med mindre de innehar en samfunnskritisk funksjon slik som personell innen helse, brann, vann, avløp, mv, i tillegg til andre nøkkelfunksjoner sentralt i kommunen. Kommunalleder kan pålegge ansatte hjemmekontor, og hjemmekontor skal uansett avklares med kommunalleder.

Dette innebærer at det kan bli ulik praktisering avhengig av enhet og av oppgaver.

Det som må vurderes er om kan oppgavene løses hjemmefra uten at det får konsekvenser for kritiske funksjoner eller tjenester.

Følgende oppgaver kan være godt egnet for hjemmekontor:

  • utviklingsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
  • utredningsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
  • kompetanseutvikling
  • ulike typer saksbehandling
  • Andre definerte oppgaver som kan løses via hjemmekontor uten å være til hinder for drift innen samfunnskritiske funksjoner

Lov- og avtaleverk – Avtale om hjemmekontor

Hjemmekontor er ikke en rettighet for den enkelte arbeidstaker, men avtales i særskilte tilfeller. Koronasituasjonen er et slik særskilt tilfelle. Avtaler, rettigheter og plikter som gjelder mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ordinært gjelder også når arbeidet utføres via hjemmekontor.

Arbeidsmiljøloven gjelder med de presiseringer og unntak som følger av «forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem
 

Orientering til servicetorget og rutiner ved sykdom

Servicetorget skal være informert om arbeidstakere som har hjemmekontor.

Den som har hjemmekontor skal gi beskjed til nærmeste leder ved fravær (egen sykdom, sykt barn, etc.) i samsvar med gjeldende regler. Dette innebærer at;

  • Ved sykdom orienterer du nærmeste leder og leverer egenmelding som vanlig, eventuelt sykemelding.
  • Ved sykdom hos barn orienterer du nærmeste leder og leverer melding for sykt barn som vanlig.
  • Dersom du har omsorg for barn til og med 12 år, og ikke har en jobb der du effektivt kan utføre arbeidet ditt hjemmefra (eksempelvis renholds- og driftspersonell), skal du søke om omsorgspermisjon til din leder.
  • Dersom du kan ha hjemmekontor, og i løpet av dagen må ivareta behov knyttet til pass av barn men likevel får utført ditt arbeide fra hjemmekontoret, skal du ikke søke om omsorgspermisjon.

Helse, miljø og velferd

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.
Arbeidstaker skal medvirke til gjennomføring av tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Arbeidsplassen skal så langt det er mulig være utformet og innredet slik at den tilfredsstiller de krav som lov- og forskrifter til enhver tid stiller. På denne bakgrunn innfører vi følgende ordninger;

  • For ansatte som ønsker å komplettere hjemmekontor med skjerm, mus, tastatur og headset kan dette hentes fra egen kontorplass.
  • For ansatte som trenger å komplettere hjemmekontor med kontorstol, er det mulig å hente dette fra egen kontorplass.

Hjemmekontor – gode råd

For å innarbeide gode arbeidsrutiner i forbindelse med bruk av hjemmekontor. Se eget notat «Hjemmekontor – gode råd».

Personalforsikringer

Kommunens ordinære forsikringer gjelder ved hjemmearbeid.

 

Teknisk utstyr

Ansatte som har oppgaver som kan utføres via mobilitetsløsning skal ta med PC, lader, tjenestemobil eller kontormobil hjem. Det forutsettes at du for å kunne jobbe fra hjemmekontor allerede har tilgang til wifi-nettverk hjemme.
Oppkobling av datamaskin på hjemmekontor bør skjer i samarbeid med IKT i kommunen.
Ta kontakt for bistand via telefon eller via e-post It-support@beiarn.kommune.no

Sikkerhetsbestemmelser

Det forutsettes at arbeidstaker gjør seg kjent med og følger
gjeldende IT-sikkerhetsbestemmelser, og at oppkobling av hjemmekontor PC skjer i samarbeid med fagenhet IKT.  Det vises i så måte til egne retningslinjer i eget notat «Økt bruk av hjemmekontor gir nye åpninger for nettkriminalitet. Slik sikrer du deg som ansatt i Beiarn kommune».

 

Mobilpolicy - Beiarn kommune

Mobilpolicy revidert 2021- Beiarn kommune

Følgende hoved nummer som vi fortsatt skal benytte;

  • 755 69000          Sentralbord Beiarn kommune
  • 755 69100          Legekontor Beiarn kommune
  • 755 69140          Sentralbord Beiarn sykehjem

Mobilt bedriftsnett – Inspirasjonsfilm 

Mobiler som er levert ut i forbindelse med oppstart av det mobile telefonsystemet er ferdig oppsatt med Mobilt bedriftsnett samt e-post til dere. For øvrige ansatte som har sine eksisterende mobiler lastes mobilt sentralbord ned på telefonen ved å sende MB til 1999. 

Mobilt bedriftsnett – Nyttig informasjon til ansatte 

For at vi skal oppnå en god kundeservice er det viktig at dere setter dere inn i de basis funksjonene som ligger i Mobilt Bedriftsnett, herunder å sette over telefon til kollega, sette egen status for tilgjengelighet m.m. Det er meget viktig at dere alle etablerer en god mobilkultur slik at dere setter status når dere er på møter m.m. og derigjennom gir nødvendig informasjon til Servicetorget og dine kollega om tilgjengeligheten.

Mobilt bedriftsnett – Min svartjeneste 
Mobilt bedriftsnett – Sett over 
Mobilt bedriftsnett – Automatisk oppslag  (Gjelder primært Android telefoner)

Geir Arne Solbakk

Personalhåndbok

Personalhåndbok

Personalhåndbok har som hovedmål å forenkle kommunikasjonen,
og gi dere medarbeidere en god og strukturert oversikt over rettigheter, plikter og velferdsordninger.

 

Arbeidsmiljøutvalget

Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er et samarbeidsutvalg for og med hensikt i å bedre arbeidsmiljøet på en arbeidsplass. I et AMU sitter det med representanter fra både arbeidsgiver og arbeidstakere. AMU deltar i planlegging og organisering av helse, miljø og sikkerhet(HMS)-arbeidet. AMU kan utarbeide egne HMS-dokumenter for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i arbeids- og læringsmiljøet. AMU er regulert i Arbeidsmiljølovens § 7-1. Alle ansatte kan sende inn saker til AMU.

I Beiarn kommune er disse representert i AMU for 2018 – 2020:

Kari-Marie Sandvik Stenmark, leder       Knut Rønnåbakk
Lisbeth Movik, nestleder  Elisabeth Lilleeng
Yvonne Bell Frank Movik
Freddy Olsen Rita Olsen
Randi Aspmo  Siri Kvæl
  Leif Bjørnar Olsen
Torbjørn Grimstad Ruth Marit Trones
Hovedverneombud Tore Berntsen   Marit Kristensen


Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 25.02.2021

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 10.12.2020
Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 10.12.2020
FEIL MØTEDATO I MØTEINNKALLELSE

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 13.10.2020​  
Tileggsdokument AMU 13.10.2020 Møteprotokoll 13.10.2020

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalge 14.07.2020

Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 26.05.2020 
Tileggsdokument AMU 20.05.2020

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 26.05.2020

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 28.02.2020

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 26.11.2019

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 08.10.2019

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 13.06.2019

                                        

                                          

                                            

 

 

Registrering av HMS-avvik.

På denne siden finner du skjema for melding av HMS-avvik

Meld fra om skader, farlige situasjoner, regelbrudd – eller kom med forslag til forbedringer for helse, miljø og sikkerhet i Beiarn kommune.

Hva er avvik?

Def.: "Mangler eller hendelser som kan medføre/har medført skade på menneske, miljø eller materiell".

Eksempel:

  • Skader på mennesker, miljø, bygg eller materiell
  • Farlige situasjoner eller nesten-ulykker
  • Vold og trusler
  • Brudd på rutiner og prosedyrer / lover og forskrifter
  • Du kan også foreslå forbedringer knyttet til helse, miljø og sikkerhet i Beiarn kommune

Forhold som gjelder drift avklares lokalt på arbeidsplassen eller meldes til vaktmestertjenesten på ordinær måte. Eksempler på slike forhold er lyspærer som har gått, behov for mindre reparasjoner, behov for renhold, for varmt/for kaldt, etc. Vedvarende problemer bør imidlertid meldes som HMS-avvik. 

Hvordan melder du HMS-avvik?

I avviksløsningen vår har vi lagt vekt på at det skal være enkelt å melde avvik: Registrer avvik via www.digipro-helse.no og legg ved eventuell dokumentasjon i form av bilder.

 

trykk her DP.PNG

Brukernavn: avvik@no
Passord: 8110

 

 

Godt arbeidsmiljøarbeid

For en innføring i systematisk arbeidsmiljøarbeid – se Arbeidsmiljøguiden utarbeidet av Arbeidstilsynet for mere informasjon om blant annet;

  • Kjennskap til sentrale begreper
  • Innblikk i krav på arbeidsplassen og hvordan arbeidet skal gjøres sikkert
  • Gode råd og verktøy for å komme i gang

Håndtering av asbest og asbestholdige materialer – Beiarn kommune

Formål, omfang og ansvar

Retningslinjens formål er å sikre at personer som jobber i eller oppholder seg i Beiarn kommunes bygninger ikke blir utsatt for asbeststøv og omfatter alle medarbeidere og brukere av kommunale bygg.
Kommunalleder for teknisk og landbruk og driftsleder for teknisk er ansvarlige for at retningslinjen gjøres kjent.

Ved mistanke om eller påvisning av asbestholdig materiale

  • Arbeid skal umiddelbart stanses/ikke påbegynnes
  • Nærmeste leder eller driftsleder teknisk skal varsles.

Håndtering av asbestholdig materiale 

  • Driftsleder skal varsle saneringsfirma for prøvetaking. 
  • Asbest skal saneres av virksomhet som har tillatelse av Arbeidstilsynet.
  • Dersom det ikke innebærer noen fare for at asbeststøv kan frigjøres, skal området merkes.
  • Arbeidsgiveren kan bare sette arbeidstakere som har gjennomgått særskilt opplæring til arbeid med asbest eller asbestholdig materiale.

Ved mistanke om eller eksponering av asbest

  • Ta kontakt med Beiarn kommunes bedriftshelsetjeneste.
  • Saken meldes som HMS-avvik. Skjema finnes på Beiarn kommunes hjemmeside under – politikk og kommune – for ansatte – registrering av HMS-avvik.

Lovverk

 

Visma Net Expense, Visma Enterprise og Visma Employee

Enklere håndtering av reiseregning og utlegg

For fremtiden må du som ansatt i beiarn kommune føre dine reiseregninger og utlegg på mobil og nett. Med webløsningen Visma.net Expense trenger du ikke lenger sende inn dine fysiske papir kvitteringene og fylle ut kompliserte utleggsskjemaer. Alt du trenger er tilgang til nett, og alle relevante data sendes automatisk inn i lønnssystemet etter å ha gjennomgått godkjenning på ordinær måte. 

 

På denne siden finner du brukermanualer og informasjon i forbindelse med pålogging til Visma Net Expense og Visma Enterprise. 
Får du problemer med pålogging eller andre ting kontakter du økonomiavdelingen. 
Hva er Visma Enterprise.pdf
Manual Visma Net Expense.pdf
Visma Enterprise, Visma Net Expense og Visma Employee.pdf

Bruk av kommunal bil

Søknadsskjema for bruk av kommunal bil finner du her 

Søknadsskjema

  1. Bilen benyttes til tjenestereiser i Beiarn kommunes regi.
     
  2. Behov for bil meldes til servicetorget.  Fredag kl. 12.00 er frist for å søke for kommende uke. I tillegg til dato er det viktig at klokkeslett for avreise og ankomst er fyllt ut på skjemaet. Dersom det oppstår uforutsette reiser/behov for bil, ringer du servicetorget og sjekker om bil er ledig. Det vil ikke bli utbetalt kjøregodtgjøring for bruk av privatbil dersom bilen har vært ledig.
     
  3. Nøkler fås utlevert på servicetorget og leveres tilbake der, dersom ikke annet er avtalt.
     
  4. For fylling av drivstoff (diesel) finnes det et kort i bilmappen. Dette kan brukes på Best bensinstasjon, Circle K og 123-automater.
     
  5. Hvis du skulle være så uheldig å påføre bilden skade, skal dette meldes til servicetorget ved innlevering av nøkler. Ved forsikringsskade skal bruker skrive skademelding som sendes forsikringsselskapet.  Kopi leveres servicetorget.
     
  6. Den som låner bilen er ansvarlig for at det er minst halv tank når bilen leverse tilbake. Bilen leveres tilbake i «presentabel stand», dvs. ren og ryddig innvendig. Ved behov for større renhold meldes dette til servicetorget.
     
  7. Dersom flere melder behov for bilen på samme dag vil søknaden som lønner seg best for kommunen bli prioritert. Ved å melde inn reiser i god tid vil det også være større muligheter for servicetorget å videreformidle muligheten for at flere kjører sammen til ulike reiser både med kommunal bil og privatbil.

Innkjøpsportalen

Innkjøp innlogging 
Ajour sin hjemmeside

Kommunene i Salten regionen har etablert felles innkjøpsordning i "Samordnet Innkjøp i Salten", hvor Bodø er vertskommune. Kontoret har ansvar for inngåelse av rammeavtaler, bistand til kommunene og tjenesteenhetene i større anskaffelsesprosjekter, samt opplæring og veiledning innenfor anskaffelser, lov og regelverk for offentlige anskaffelser.

E-handel er innført med den elektronisk bestillingsløsningen A Jour innkjøp. Innkjøpskontoret har fire ansatte inklusiv innkjøpssjefen.

Sentrale oppgaver:
• Koordinering av anskaffelser, herunder rammeavtaler, større investeringskjøp og rådgivning i innkjøpsspørsmål 
• Veiledning og opplæring i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser
• Utarbeidelse og utvikling av konkurransegrunnlag/avtaler 
• Videreutvikling av et tverrfaglig innkjøpssamarbeid med tjenesteenhetene i kommunene
• Oppfølging og gjennomføring av anskaffelsesprosesser 
• Informasjon og veiledning til avdelingene/tjenesteenhetene 
• Leverandørutvikling

Prosjektservice AS arbeider med programvareutvikling og kompetansebygging innenfor offentlige anskaffelser. De har fokus på brukervennlighet og minimale krav til opplæring. All informasjon er samlet på et sted, noe som forenkler virksomhetens og tilsynsmyndighetenes oppgave med å kontrollere at lovpålagte oppgaver følges opp. 

For spørsmål angånde Ajour HMS, Brann og Vedlikehold rettes til kundeservice@pssu.no eller telefon 75640517.

Bestilling av tjenestereiser

Velkommen til Berg-Hansen!
Berg-Hansen Webgate
Klikk her for link til Webgate gjennomgang.

Ønsker du hjelp til å få bestilt reisen kan du kontakte:
Bjørn Savstad
Mobil 99 22 70 15
e-post bjorn.savstad@beiarn.kommune.no