Hopp til toppmenyen på siden Hopp til hovedinnholdet på siden
7. april 2020 kl. 15:38

Korona informasjon

Koronatelefonen i Beiarn kommune 913 27 100​

Les mer
7. april:

Varsel om snøskredfare fra NVE for Nordland

Skjema o.l. til bruk for kommunalt ansatte

Retningslinje for bruk av hjemmekontor

Avtale om hjemmekontor


Beiarn kommune følger anbefalinger fra Helsedirektoratet om aktivt bruk av hjemmekontor. Dette vil bidra til å begrense smittespredningen i samfunnet. Koronasituasjonen utvikler seg raskt, og retningslinjene vil oppdateres i takt med dette. Hjemmekontor og fjernarbeid er en del av det ordinære arbeidsforholdet.

Kriterier for hjemmekontor

For å beskytte mot smitte er hovedregelen i Beiarn kommune at ansatte skal være på hjemmekontor med mindre de innehar en samfunnskritisk funksjon slik som personell innen helse, brann, vann, avløp, mv, i tillegg til andre nøkkelfunksjoner sentralt i kommunen. Kommunalleder kan pålegge ansatte hjemmekontor, og hjemmekontor skal uansett avklares med kommunalleder.

Dette innebærer at det kan bli ulik praktisering avhengig av enhet og av oppgaver.

Det som må vurderes er om kan oppgavene løses hjemmefra uten at det får konsekvenser for kritiske funksjoner eller tjenester.

Følgende oppgaver kan være godt egnet for hjemmekontor:

  • utviklingsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
  • utredningsoppgaver, plan- og prosjektarbeid
  • kompetanseutvikling
  • ulike typer saksbehandling
  • Andre definerte oppgaver som kan løses via hjemmekontor uten å være til hinder for drift innen samfunnskritiske funksjoner

Lov- og avtaleverk – Avtale om hjemmekontor

Hjemmekontor er ikke en rettighet for den enkelte arbeidstaker, men avtales i særskilte tilfeller. Koronasituasjonen er et slik særskilt tilfelle. Avtaler, rettigheter og plikter som gjelder mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ordinært gjelder også når arbeidet utføres via hjemmekontor.

Arbeidsmiljøloven gjelder med de presiseringer og unntak som følger av «forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem
 

Orientering til servicetorget og rutiner ved sykdom

Servicetorget skal være informert om arbeidstakere som har hjemmekontor.

Den som har hjemmekontor skal gi beskjed til nærmeste leder ved fravær (egen sykdom, sykt barn, etc.) i samsvar med gjeldende regler. Dette innebærer at;

  • Ved sykdom orienterer du nærmeste leder og leverer egenmelding som vanlig, eventuelt sykemelding.
  • Ved sykdom hos barn orienterer du nærmeste leder og leverer melding for sykt barn som vanlig.
  • Dersom du har omsorg for barn til og med 12 år, og ikke har en jobb der du effektivt kan utføre arbeidet ditt hjemmefra (eksempelvis renholds- og driftspersonell), skal du søke om omsorgspermisjon til din leder.
  • Dersom du kan ha hjemmekontor, og i løpet av dagen må ivareta behov knyttet til pass av barn men likevel får utført ditt arbeide fra hjemmekontoret, skal du ikke søke om omsorgspermisjon.

Helse, miljø og velferd

For å sikre at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas skal arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige.
Arbeidstaker skal medvirke til gjennomføring av tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Arbeidsplassen skal så langt det er mulig være utformet og innredet slik at den tilfredsstiller de krav som lov- og forskrifter til enhver tid stiller. På denne bakgrunn innfører vi følgende ordninger;

  • For ansatte som ønsker å komplettere hjemmekontor med skjerm, mus, tastatur og headset kan dette hentes fra egen kontorplass.
  • For ansatte som trenger å komplettere hjemmekontor med kontorstol, er det mulig å hente dette fra egen kontorplass.

Hjemmekontor – gode råd

For å innarbeide gode arbeidsrutiner i forbindelse med bruk av hjemmekontor. Se eget notat «Hjemmekontor – gode råd».

Personalforsikringer

Kommunens ordinære forsikringer gjelder ved hjemmearbeid.

 

Teknisk utstyr

Ansatte som har oppgaver som kan utføres via mobilitetsløsning skal ta med PC, lader, tjenestemobil eller kontormobil hjem. Det forutsettes at du for å kunne jobbe fra hjemmekontor allerede har tilgang til wifi-nettverk hjemme.
Oppkobling av datamaskin på hjemmekontor bør skjer i samarbeid med IKT i kommunen.
Ta kontakt for bistand via telefon eller via e-post It-support@beiarn.kommune.no

Sikkerhetsbestemmelser

Det forutsettes at arbeidstaker gjør seg kjent med og følger
gjeldende IT-sikkerhetsbestemmelser, og at oppkobling av hjemmekontor PC skjer i samarbeid med fagenhet IKT.  Det vises i så måte til egne retningslinjer i eget notat «Økt bruk av hjemmekontor gir nye åpninger for nettkriminalitet. Slik sikrer du deg som ansatt i Beiarn kommune».

Videokonferanse 2meet

Delta i eller sette opp for videokonferanse/videomøte

Videokonferanse i Beiarn kommune er et effektivt kommunikasjonsmiddel med god kvalitet på lyd og bilde.

Vi tilbyr en moderne og fremtidsrettet videoløsning i nettleseren. For å komme i gang skriver du https://2meet.no i adressefeltet. Du kan bruke PC, nettbrett eller smarttelefon.
Vi anbefaler at du benytter nettleseren Google Chrome, eventuelt Safari hvis du har en Mac, iPhone eller iPad.
Fra 2meet.no kan du kommunisere med videokonferanseutstyr, møterom, skrivebordet eller auditoriet.
Det er også mulig å ringe til 2meet.no, se i så tilfelle utvidet brukerveiledning nedenfor.
Brukermanual videokonferanse

Videokonferanse Pexip

Delta i eller sette opp for videokonferanse/videomøte via Pexip

Videokonferanse i Beiarn kommune er et effektivt kommunikasjonsmiddel med god kvalitet på lyd og bilde.
Denne veiledningen gjelder for møter som avholdes via Pexip, for møer som avholdes via 2meet vises til separat brukerveiledning.
​Brukerveiledning

Mobilpolicy - Beiarn kommune

Mobilpolicy - Beiarn kommune

Nytt telefonsystem 10. desember 2019.

 

I dag klokken 09:00 tas vår gamle telefonsentral ned og erstattes med mobilt sentra. Dette innebærer at samtlige gamle telefonnummer erstattes med mobile nummer – foruten følgende hoved nummer som vi fortsatt skal benytte;

 

  • 755 69000          Sentralbord Beiarn kommune
  • 755 69100          Legekontor Beiarn kommune
  • 755 69140          Sentralbord Beiarn sykehjem

Vi ber om at dere tar i bruk mobiler som dere nå har fått tilgang til og at disse blir benyttet fra og med 09:00 i dag.

Mobilt bedriftsnett – Inspirasjonsfilm: https://www.youtube.com/watch?v=AVM04ip8m2g

Mobiler som er levert ut i forbindelse med oppstart av det mobile telefonsystemet er ferdig oppsatt med Mobilt bedriftsnett samt e-post til dere. For øvrige ansatte som har sine eksisterende mobiler lastes mobilt sentralbord ned på telefonen ved å sende MB til 1999. Det er viktig at dere gjør dette så snart som mulig slik at dette mobile sentralbordet fungerer fra 09:00.

Mobilt bedriftsnett – Nyttig informasjon til ansatte: https://www.youtube.com/watch?v=6ZoPxcOwdas

For at vi skal oppnå en god kundeservice er det viktig at dere setter dere inn i de basis funksjonene som ligger i Mobilt Bedriftsnett, herunder å sette over telefon til kollega, sette egen status for tilgjengelighet m.m. Det er meget viktig at dere alle etablerer en god mobilkultur slik at dere setter status når dere er på møter m.m. og derigjennom gir nødvendig informasjon til Servicetorget og dine kollega om tilgjengeligheten.

Mobilt bedriftsnett – Min svartjeneste: https://www.youtube.com/watch?v=XPqsrdcatsM
Mobilt bedriftsnett – Sett over: https://www.youtube.com/watch?v=1hrljx_EEu0
Mobilt bedriftsnett – Automatisk oppslag: https://www.youtube.com/watch?v=Al5i920yZTs  (Gjelder primært Android telefoner)

I dag vil vi i forbindelse med oppstarten ha 2 konsulenter fra Telenor tilgjengelige i Beiarn. De er her for å bistå med nødvendig oppsett og nødvendig bistand/opplæring ved behov. Vi oppfordrer derfor til at dere bruker litt tid i dag til å gjøre dere kjent med det nye mobilsystemet slik at dere kan få slik bistand ved behov. Husk at dette er et omfattende system så om dere opplever at dette ikke fungerer optimalt så må dere gi konstruktiv tilbakemelding slik at vi får rettet opp eventuelle feil eller mangler.

For kunder som ringer inn til Beiarn kommune vil de nå bli møtt med et elektronisk sentralbord som gir dem nødvendige tastevalg. Dere vil sikkert i en overgangsperiode oppleve negativ tilbakemelding på dette da innbyggere i beiarn alltid har vært vant til å bli betjent via Servicetorget. Dette er imidlertid en del av den modernisering som pågår i forbindelse med telefon i Norge – husk at kobbernettet og fasttelefonene etter planen til Telenor skal fases ut i løpet av 2-3 år.

 

Lykke til med det nye telefonsystemet.

 

Geir Arne Solbakk

Personalhåndbok

Personalhåndbok

Personalhåndbok har som hovedmål å forenkle kommunikasjonen, og gi dere medarbeidere en god og strukturert oversikt over rettigheter, plikter og velferdsordninger.

App for mobile brukere

Simployer har en egen app for mobile brukere. Du kan se personalhåndboken direkte fra en Simployer-app hvis du ønsker det.
For å få tilgang til Simployer app’en, søker du opp «Simployer» i relevant appstore fra din mobil 
og logger deg på med brukernavn: beiarnansatt og passord: bkansatt19

 

Dersom dere har spørsmål er det bare å ta kontakt

Lykke til med bruken av håndboken!

Bjørn Savstad
Personalkonsulent

 

Arbeidsmiljøutvalget

Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er et samarbeidsutvalg for og med hensikt i å bedre arbeidsmiljøet på en arbeidsplass. I et AMU sitter det med representanter fra både arbeidsgiver og arbeidstakere. AMU deltar i planlegging og organisering av helse, miljø og sikkerhet(HMS)-arbeidet. AMU kan utarbeide egne HMS-dokumenter for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i arbeids- og læringsmiljøet. AMU er regulert i Arbeidsmiljølovens § 7-1. Alle ansatte kan sende inn saker til AMU.

I Beiarn kommune er disse representert i AMU for 2018 – 2020:

Kari-Marie Sandvik Stenmark, leder       Knut Rønnåbakk
Lisbeth Movik, nestleder  Elisabeth Lilleeng
Bjørn Savstad Frank Movik
Freddy Olsen Rita Olsen
Randi Aspmo  Siri Kvæl
  Leif Bjørnar Olsen
Torbjørn Grimstad Ruth Marit Trones
Hovedverneombud Tore Berntsen   Marit Kristensen

 

Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 28.02.2020
Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 26.11.2019
Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 08.10.2019
Møteprotokoll Arbeidsmiljøutvalget 13.06.2019

                                        

                                          

                                            

 

 

Registrering av HMS-avvik.

På denne siden finner du skjema for melding av HMS-avvik.

Meld fra om skader, farlige situasjoner, regelbrudd – eller kom med forslag til forbedringer for helse, miljø og sikkerhet i Beiarn kommune.

Hva er avvik?

Def.: "Mangler eller hendelser som kan medføre/har medført skade på menneske, miljø eller materiell".

Eksempel:

  • Skader på mennesker, miljø, bygg eller materiell
  • Farlige situasjoner eller nesten-ulykker
  • Vold og trusler
  • Brudd på rutiner og prosedyrer / lover og forskrifter
  • Du kan også foreslå forbedringer knyttet til helse, miljø og sikkerhet i Beiarn kommune

Forhold som gjelder drift avklares lokalt på arbeidsplassen eller meldes til vaktmestertjenesten på ordinær måte. Eksempler på slike forhold er lyspærer som har gått, behov for mindre reparasjoner, behov for renhold, for varmt/for kaldt, etc. Vedvarende problemer bør imidlertid meldes som HMS-avvik. 

Hvordan melder du HMS-avvik?

I avviksløsningen vår har vi lagt vekt på at det skal være enkelt å melde avvik: Registrer avvik via Avviksskjema - HMS - Beiarn kommune og legg ved eventuell dokumentasjon i form av bilder.

Godt arbeidsmiljøarbeid

For en innføring i systematisk arbeidsmiljøarbeid – se Arbeidsmiljøguiden utarbeidet av Arbeidstilsynet for mere informasjon om blant annet;

  • Kjennskap til sentrale begreper
  • Innblikk i krav på arbeidsplassen og hvordan arbeidet skal gjøres sikkert
  • Gode råd og verktøy for å komme i gang

Håndtering av asbest og asbestholdige materialer – Beiarn kommune

Formål, omfang og ansvar

Retningslinjens formål er å sikre at personer som jobber i eller oppholder seg i Beiarn kommunes bygninger ikke blir utsatt for asbeststøv og omfatter alle medarbeidere og brukere av kommunale bygg.
Kommunalleder for teknisk og landbruk og driftsleder for teknisk er ansvarlige for at retningslinjen gjøres kjent.

Ved mistanke om eller påvisning av asbestholdig materiale

  • Arbeid skal umiddelbart stanses/ikke påbegynnes
  • Nærmeste leder eller driftsleder teknisk skal varsles.

Håndtering av asbestholdig materiale 

  • Driftsleder skal varsle saneringsfirma for prøvetaking. 
  • Asbest skal saneres av virksomhet som har tillatelse av Arbeidstilsynet.
  • Dersom det ikke innebærer noen fare for at asbeststøv kan frigjøres, skal området merkes.
  • Arbeidsgiveren kan bare sette arbeidstakere som har gjennomgått særskilt opplæring til arbeid med asbest eller asbestholdig materiale.

Ved mistanke om eller eksponering av asbest

  • Ta kontakt med Beiarn kommunes bedriftshelsetjeneste.
  • Saken meldes som HMS-avvik. Skjema finnes på Beiarn kommunes hjemmeside under – politikk og kommune – for ansatte – registrering av HMS-avvik.

Lovverk 
Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2011-12-06-1357/KAPITTEL_2-3#KAPITTEL_2-3

Visma Net Expense, Visma Enterprise og Visma Employee

ENKLERE HÅNDTERING AV REISEREGNING OG UTLEGG 

For fremtiden må du som ansatt i beiarn kommune føre dine reiseregninger og utlegg på mobil og nett. Med webløsningen Visma.net Expense trenger du ikke lenger sende inn dine fysiske papir kvitteringene og fylle ut kompliserte utleggsskjemaer. Alt du trenger er tilgang til nett, og alle relevante data sendes automatisk inn i lønnssystemet etter å ha gjennomgått godkjenning på ordinær måte. 

 

På denne siden finner du brukermanualer og informasjon i forbindelse med pålogging til Visma Net Expense og Visma Enterprise. 
Får du problemer med pålogging eller andre ting kontakter du økonomiavdelingen. 
Hva er Visma Enterprise.pdf
Manual Visma Net Expense.pdf
Visma Enterprise, Visma Net Expense og Visma Employee.pdf

Bruk av kommunal bil

Søknadsskjema for bruk av kommunal bil finner du her 
Søknadsskjema

  1. Bilen benyttes til tjenestereiser i Beiarn kommunes regi.
     
  2. Behov for bil meldes til servicetorget.  Fredag kl. 12.00 er frist for å søke for kommende uke. I tillegg til dato er det viktig at klokkeslett for avreise og ankomst er fyllt ut på skjemaet. Dersom det oppstår uforutsette reiser/behov for bil, ringer du servicetorget og sjekker om bil er ledig. Det vil ikke bli utbetalt kjøregodtgjøring for bruk av privatbil dersom bilen har vært ledig.
     
  3. Nøkler fås utlevert på servicetorget og leveres tilbake der, dersom ikke annet er avtalt.
     
  4. For fylling av drivstoff (diesel) finnes det et kort i bilmappen. Dette kan brukes på Best bensinstasjon, Circle K og 123-automater.
     
  5. Hvis du skulle være så uheldig å påføre bilden skade, skal dette meldes til servicetorget ved innlevering av nøkler. Ved forsikringsskade skal bruker skrive skademelding som sendes forsikringsselskapet.  Kopi leveres servicetorget.
     
  6. Den som låner bilen er ansvarlig for at det er minst halv tank når bilen leverse tilbake. Bilen leveres tilbake i «presentabel stand», dvs. ren og ryddig innvendig. Ved behov for større renhold meldes dette til servicetorget.
     
  7. Dersom flere melder behov for bilen på samme dag vil søknaden som lønner seg best for kommunen bli prioritert. Ved å melde inn reiser i god tid vil det også være større muligheter for servicetorget å videreformidle muligheten for at flere kjører sammen til ulike reiser både med kommunal bil og privatbil.

Innkjøpsportalen

Innkjøp innlogging 
Ajour sin hjemmeside

Kommunene i Salten regionen har etablert felles innkjøpsordning i "Samordnet Innkjøp i Salten", hvor Bodø er vertskommune. Kontoret har ansvar for inngåelse av rammeavtaler, bistand til kommunene og tjenesteenhetene i større anskaffelsesprosjekter, samt opplæring og veiledning innenfor anskaffelser, lov og regelverk for offentlige anskaffelser.

E-handel er innført med den elektronisk bestillingsløsningen A Jour innkjøp. Innkjøpskontoret har fire ansatte inklusiv innkjøpssjefen.

Sentrale oppgaver:
• Koordinering av anskaffelser, herunder rammeavtaler, større investeringskjøp og rådgivning i innkjøpsspørsmål 
• Veiledning og opplæring i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser
• Utarbeidelse og utvikling av konkurransegrunnlag/avtaler 
• Videreutvikling av et tverrfaglig innkjøpssamarbeid med tjenesteenhetene i kommunene
• Oppfølging og gjennomføring av anskaffelsesprosesser 
• Informasjon og veiledning til avdelingene/tjenesteenhetene 
• Leverandørutvikling

Prosjektservice AS arbeider med programvareutvikling og kompetansebygging innenfor offentlige anskaffelser. De har fokus på brukervennlighet og minimale krav til opplæring. All informasjon er samlet på et sted, noe som forenkler virksomhetens og tilsynsmyndighetenes oppgave med å kontrollere at lovpålagte oppgaver følges opp. 

For spørsmål angånde Ajour HMS, Brann og Vedlikehold rettes til kundeservice@pssu.no eller telefon 75640517.

Sentraladministrasjonen

Sentraladministrasjonen leder den kommunale virksomheten. Rådmannen er den øverste administrative leder og er bindeleddet mellom den politiske ledelse og den øvrige administrasjon og tjenestevirksomheten

Sentraladministrasjonen består av rådmannskontoret, økonomiavdeling/kommunekasse og servicetorget.

Hovedansvarsområder er økonomisk planlegging og budsjett, regnskap, personalforvaltning, plan- og næringsarbeid og drift, vedlikehold og utvikling av kommunens edb-nettverk samt saksforberedelse til formannskap, kommunestyre, planutvalg og administrasjonsutvalg.

 

Servicetorget

Servicetorget har sekretæroppgaver for alle avdelinger i kommunen, herunder blant annet sentralbord- og informasjonstjeneste, kopiering, postbehandling / journalføring. Sekretariatet har ansvaret for kommunens felles arkiv, og for for- og etterarbeid i forbindelse med politiske møter. Det er servicetorget som administrerer tømming av private septiktanker, brøyteordning og feiing. Bostøtteordningen er også tillagt servicetorget.

  • Skjema
  • Tjenestebeskrivelser
  • Dokumenter
  • Lenker
Sist oppdatert: 08. april 2020